Положение о служебных разъездах работников. Компенсации при разъездном характере работ

З аконодательно не установлено, в каких случаях характер работы должен быть прописан в обязательном порядке. В данной статье мы разберемся, когда же может быть установлен разъездной характер работы, зачем прописывать территорию разъездов, а также какие надбавки и компенсации должны быть при этом установлены.

Когда необходимо указать, что характер работ разъездной

Одним из обязательных условий трудового договора предусмотрено указание в необходимых случаях характера работы (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Характер работы может быть разъездной, в пути, подвижной и др. Разъездной характер работы устанавливается работникам, выполнение трудовой функции которых связано непосредственно с разъездами. Например, юрист, в должностные обязанности которого входит участие в судебных процессах, консультирование заказчиков вне местонахождения его (юриста) рабочего места и т.д. То есть такому работнику необходимо установить разъездной характер работы, так как направление работника в поездку вне места постоянной работы может быть признано командировкой. И тогда работодателю грозят дополнительные финансовые затраты, ведь время нахождения в командировке оплачивается ­работнику исходя из его среднего заработка.

Законодатель устанавливает, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Следовательно, письменная фиксация условия о разъездном характере работы позволяет работодателю снизить затраты по дополнительным выплатам работникам. Ранее, до отмены командировочных удостоверений и служебных заданий, выгода разъездного характера работы была еще в уменьшении документооборота (при служебных поездках были необязательны командировочные удостоверения и служебные задания), но это время прошло.

Получается, что установление разъездного характера работы необходимо, если выполнение трудовых обязанностей связано с возможными разъездами в черте города, в котором трудоустроен работник, либо в иной местности. Стоит отметить, что работодатель не только уменьшает затраты по выплате заработной платы, но и минимизирует риски привлечения к ответственности. Поясним: если с работником произойдет несчастный случай во время нахождения в служебной поездке, а работодатель не отразил его отсутствия по месту работы и в табеле учета рабочего времени была проставлена явка, то возникнет вопрос о несоблюдении законодательства и ­применении ­административной ­ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Правильно оформленный разъездной характер работы хотя и помогает работодателю во многом, но имеет также и свои минусы. Например, отраслевыми соглашениями могут быть установлены дополнительные гарантии и компенсации для работников, которые будут обязательными для работодателей. Но об этом скажем чуть ниже.

Фиксируем характер работы в документах

Как же установить разъездной характер работы? Для начала необходимо закрепить данное условие в трудовом договоре .

Достаточно много вопросов возникает у работников кадровой службы об указании территории разъездов . Нужно ли это? Или можно обойтись без ее упоминания? Обязанность по установлению территории разъездов при разъездном характере работы законодательно не закреплена, т.е. получается, что в случае отсутствия указания на нее каких-либо рисков для ­работодателя быть не должно.

Но, по нашему мнению, так как законом данный вопрос не урегулирован, то установление территории разъездов обезопасит работодателя от признания служебной поездки служебной командировкой. Одним из плюсов отсутствия в законе требований по данному вопросу является то, что работодатель может прописать территорию разъездов в тех ­пределах, которые ему необходимы.

Пример 1

Свернуть Показать

Работник осуществляет трудовую деятельность в пределах столицы и пригорода, поэтому территория разъездов может быть указана как город Москва и Московская область. Если же работник перемещается по всей России, то работодатель может указать как отдельные города (в которых работник бывает чаще всего), так и всю территорию Российской Федерации. Запрета на это в законе нет.

Формулировка в трудовом договоре о разъездном характере работы может выглядеть следующим образом: «Работнику устанавливается разъездной ­характер работы с территорией разъездов - г. Москва и Московская область» .

Обратите внимание, что при установлении разъездного характера работы и территории разъездов необходимо указание в трудовом договоре места работы сотрудника со ссылкой на адрес.

Еще одним обязательным условием при разъездном характере работы является установление перечня работ, профессий, должностей с разъездным характером работы в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах. Данное требование закреплено ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ. Таким образом, для соблюдения установленных законом норм перечни должностей, которым может быть установлен разъездной характер работы, должны быть закреплены в коллективном договоре (при его наличии), локальных нормативных актах работодателя.

При этом работодатель может разработать как отдельный локальный нормативный акт , например Положение о разъездном характере работ, так и включить все необходимые условия в уже существующий в организации локальный нормативный акт (Положение о направлении работников в командировку и служебные поездки и др.) Так, в локальном нормативном акте можно указать: «Перечень должностей с разъездным характером работы установлен в Приложении 1 к настоящему Положению» и приложить соответствующий список.

Свернуть Показать

Марианна Шилова

Кроме перечисленных документов, работодателю желательно иметь еще один - журнал регистрации / учета служебных поездок (местных командировок) . Его наличие в организации защищает интересы как работника, так и работодателя. Работник, отметившийся в журнале, докажет, что во время его отсутствия он не прогуливал, а был в разъездах, а работодатель сможет проконтролировать поездки сотрудников и установить, были ли нарушения трудового распорядка и режима работы с их стороны.

Для разработки журнала можно воспользоваться формами, утвержденными специальными актами для отдельных отраслей, см. например, приложение № 2 к Порядку использования и учета проездных документов, связанных со служебными поездками работников Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденному ­распоряжением Минтранса России от 07.04.2014 № МС-32-р.

Выглядеть журнал в небольшой компании может следующим образом.

Храниться он может, например, у секретаря, и все отъезжающие должны будут в нем регистрироваться.

Если компания средняя или крупная и в ней сложная структура, а отделы расположены удаленно, то целесообразно сделать такой журнал в каждом из структурных ­подразделений. В этом случае он может выглядеть следующим образом.

В некоторых случаях может быть полезно сделать журнал электронным и доступным по интернету, чтобы сотрудник мог зайти с любого гаджета (телефона, ноутбука, компьютера) и отметиться.

Важный момент, который часто упускают работодатели, заводя подобный журнал, - они не ознакамливают работников с правилами его заполнения. В этом случае он теряет свою цель, поскольку ни работодатель, ни работник не смогут на него сослаться в случае конфликта. Во избежание подобных ситуаций рекомендуем издать приказ (распоряжение) о порядке ведения журнала регистрации / учета поездок сотрудников. В нем следует прописать не только обязанность сотрудников отмечать дату, время и цель поездки, но и обязанность непосредственных руководителей (или иного лица, например, генерального директора организации) визировать поездки подчиненных.

На практике ежедневное визирование применяется не всегда, особенно когда в компании трудится много работников. Иногда свою подпись начальник ставит в конце недели / месяца. Но имейте в виду, во втором случае привлечь работника к ответственности за несанкционированный отъезд будет проблематично, ведь визирование было постфактум. Однако такие периодические проверки сами по себе дисциплинируют работников, поскольку они знают, что их непосредственный начальник может в любой момент ­проверить, отсутствовали они на рабочем месте по служебным причинам или по иным.

Компенсации при разъездном характере работ

Еще одним немаловажным вопросом, заботящим многих работодателей, у которых уже предусмотрен разъездной характер работы сотрудников, и тех, которые только хотят его установить, является вопрос о гарантиях и компенсациях, их размерах и порядке предоставления .

Перечень компенсаций работнику при направлении его в служебную поездку законодательно установлен (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ). В нем упомянуты:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Свернуть Показать

Марианна Шилова , главный юрисконсульт Центра экономических услуг

Обратите внимание: Минфин России разработал проект закона, который вносит изменение в ст. 168.1 ТК РФ (URL: http://regulation.gov.ru/projects#npa=36064). В частности, из расходов, которые компенсируются работодателем при служебных поездках, предлагается исключить иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения вышеуказанных расходов должны быть установлены коллективным договором, соглашениями в рамках социального партнерства, локальными нормативными актами или трудовым договором. Размер суточных, компенсация расходов по проезду, порядок возмещения дополнительных затрат могут быть отражены в Положении о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер. В Примере 2 приведем фрагмент ­положения, где обговаривается размер ­суточных исходя из расходов на ­питание.

Пример 2

Фрагмент Положения о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками

Свернуть Показать

Многие работодатели считают, что обязаны дополнительно выплачивать надбавку за разъездной характер работы . По общему правилу, установление надбавки за разъездной характер работы не предусмотрено. Однако имейте в виду, она может быть установлена отраслевыми / межотраслевыми / территориальными / региональными / межрегиональными соглашениями и нормативными правовыми актами, распространяющимися на определенные сферы деятельности.

Пример 3

Свернуть Показать

Федеральное отраслевое соглашение по строительству и промышленности строительных материалов Российской Федерации на 2014-2016 годы предусматривает следующий порядок определения размеров суточных при разъездном характере работы: «В случаях, когда поездки в нерабочее время от места нахождения работодателя (пункта сбора) до места выполнения работы на объекте и обратно за день составляют не менее трех часов, в коллективных договорах и локальных нормативных актах суточные за разъездной характер работы рекомендуется устанавливать в размере до 20% месячной тарифной ставки (оклада) без учета коэффициентов и доплат, но не более 50% нормы суточных, выплачиваемых при командировках, а при поездках длительностью не менее двух часов - до 15% месячной тарифной ставки (оклада) без учета ­коэффициентов и доплат, но не более 40% нормы суточных, выплачиваемых при командировках».

  • постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 16.12.1960 № 1335/31 «Об утверждении Положения о порядке и размерах возмещения расходов работникам связи, железнодорожного, речного, автомобильного транспорта и шоссейных дорог, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков»;
  • постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 30.12.1965 № 818/39 «О порядке и размерах возмещения расходов работникам культурно-просветительных учреждений, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер»;
  • постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 11.03.1965 № 145/8 «О порядке и размерах возмещения расходов работникам просвещения, здравоохранения, жилищно-коммунального хозяйства, торговли и общественного питания и военизированной охраны железнодорожного транспорта, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, а также при служебных ­поездках в пределах обслуживаемых ими участков»;
  • постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 27.05.1981 № 149/9-67 «О порядке и размерах возмещения расходов работникам предприятий электрических сетей системы Министерства энергетики и электрификации СССР, постоянная работа которых имеет ­разъездной характер».

Данные акты применяются в части, не противоречащей ТК РФ, и имеют отраслевую специфику. В них работодатель найдет размер надбавок по различным отраслям, которые следует применять, если они его ­затрагивают.

Марианна Шилова , главный юрисконсульт Центра экономических услуг

В локальном нормативном акте должен быть прописан и порядок выплаты компенсаций. Приведем пример.

Как видите, законодательно не определено, в каких случаях должен быть установлен разъездной характер работы, что в определенном смысле развязывает работодателю руки. Ключевым моментом в данном вопросе является прописание порядка направления сотрудников в служебные поездки, размеров компенсаций, порядка их выплат в локальных нормативных актах работодателя, а также утверждения перечня должностей работников, которым полагаются такие выплаты. Главное не упускать из виду те соглашения в рамках социального партнерства, которые могут распространяться на сферу деятельности организации.

При грамотном подходе работодатель облегчает себе жизнь. Ведь если работник «путешествует» во время исполнения трудовых обязанностей, установление разъездного характера работы минимизирует риски компании.

Александр Малютин, консультант по вопросам банкротства

Надежда Мохнатая, главный юрисконсульт аудиторской компании МКПЦ

Размер и порядок возмещения расходов устанавливает коллективный договор, соглашения, локальные нормативные акты или трудовой договор ().

Перечень документов, подтверждающих расходы работника, действующее законодательство не предусматривает. Подтвердить разъездные расходы работник может проездными билетами, квитанциями, чеками на бензин. Других компенсаций при разъездном характере работы, помимо возмещения расходов работника, закон не устанавливает, однако дополнительные надбавки к заработной плате за разъездной характер работы могут быть предусмотрены отдельно коллективным договором, локальными нормативными актами или трудовым договором с работником.

В установлении работнику разъездного характера работы есть ряд плюсов. Сокращается администрирование поездок работника: не нужно оформлять приказ на каждую служебную поездку. Облегчается учет рабочего времени и расчет зарплаты. В случае оформления поездок в качестве служебной командировки работодатель обязан за дни нахождения работника в командировке оплачивать работнику средний заработок. При разъездном характере работы работник получает должностной оклад и дополнительные выплаты, если они установлены трудовым договором.

Наталья Тихоненко, исполнительный директор финансового сервиса QOOD.

Компенсированные работодателем расходы не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами во внебюджетные фонды. Однако для того, чтобы у проверяющих не было сомнений в компенсационном характере выплат, лучше, если все расходы будут подтверждены документально.

В качестве документов, подтверждающих производственный характер поездок, перемещений (пункты назначения, цели), можно использовать журналы учета поездок, маршрутные листы и т.п. Также работник должен сохранять все чеки, квитанции, проездные билеты, иные подтверждающие документы и отчитываться по фактическим затратам.

Разъездной характер работы в российском трудовом законодательстве раскрыт достаточно слабо. При этом на практике работодателям приходится достаточно часто заключать трудовые договоры с таким условием. Как не нарушить при этом права работника и какие нюансы учесть, расскажем в статье.

Что такое разъездной характер работы?

Разъездной характер работы (ТК РФ) — это осуществление штатным сотрудником организации своей трудовой функции не на стационарном рабочем месте или не на территории работодателя. Однако при этом постоянное перемещение по объектам, расположенным на значительном расстоянии от места размещения фирмы, должно оставлять сотруднику возможность ежедневно возвращаться к месту жительства.

Трудовой кодекс РФ не содержит специальной статьи, отвечающей на вопрос: что такое разъездной характер работы, что это значит, можно понять из некоторых ведомственных нормативных актаов и разъяснений Роструда. В частности, дифференцировать такую деятельность необходимо от:

От первого пункта такие условия деятельности отличают регулярные служебные поездки только в пределах обслуживаемой территории (участков) с возможностью ежедневного возвращения домой. Роструд напомнил, что служебные поездки работников, имеющих разъездную деятельность, нельзя признавать служебными командировками в силу статьи 66 ТК РФ . В письме от 12.12.2013 N 4209-ТЗВ чиновники указали, что командировки носят временный характер и ограничены определенным сроком, а вот связанная с разъездами деятельность должна быть постоянной.

Что касается подвижного характера работы, то в Положении о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером в строительстве (утв. Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 N 169/10-87), сказано, что если работники выполняют работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от постоянного места размещения своего предприятия, и фактически живут возле этих объектов до окончания рабочих процессов на них, а после переезжают на другой объект, то это подвижной или вахтовый метод. Это могут быть геологи, строители, монтажники, трубоукладчики и так далее.

Также важно правильно дифференцировать работу в пути. Ее осуществляют работники, участвующие в процессе движения транспортного средства. В частности, это:

  • стюардессы;
  • проводники;
  • кондукторы в общественном транспорте;
  • водители общественного транспорта;
  • моряки;
  • и т.д.

Как правильно оформить разъездной характер работы

Право определить и утвердить перечень должностей, которые будут работать вне расположения фирмы, трудовым законодательством предоставлено руководству организации-работодателя. Для этого можно утвердить отдельное положение, а можно просто утвердить такие функции в штатном расписании на основании приказа. Ведь специальной статьи в ТК РФ, регулирующей такой порядок, нет. Главное соблюсти требование статьи 57 ТК РФ , а именно: закрепить в тексте трудового договора работника при его трудоустройстве условия, определяющие то, как именно он будет работать. И если режим его деятельности будет установлен за пределами фирмы, то об это обязательно должно быть сказано в контракте.

В случае указания при трудоустройстве на разъездной характер деятельности человека работодатель может не оборудовать стационарного рабочего места. Поэтому желательно прописать это также в коллективном договоре, однако это имеет свои сложности. Ведь внесение изменений в коллективный договор требует соблюдения определенной процедуры, если при его первоначальном подписании такие вопросы не были оговорены. Наиболее полно можно отразить такой порядок исполнения трудовых функций в специальном положении, которое можно изменять, исходя из потребностей организации. Сам перечень должностей сотрудников, которые будут находиться в разъездах, можно утвердить отдельным приказом руководителя, а в положении подробно прописать порядок возмещения таким сотрудникам их расходов и установить формы документов, позволяющие вести учет. Образец положения о разъездном характере работы (2017 г.) может выглядеть примерно так:

Особенно важным условием является закрепление в положении перечня работ, профессий, должностей, имеющих такой порядок деятельности. Такое требование прямо закреплено в ч. 2 статьи 168.1 ТК РФ .

Это только некоторые положения документа, полную версию которого можно скачать в конце статьи.

Обязательно нужно указать на разъезды в должностных инструкциях или других документах, определяющих круг должностных обязанностей работников. Как приказы, так и положение, а тем более должностные инструкции необходимо довести до всех заинтересованных лиц под подпись, как это определено в статье 68 ТК РФ . Подробная фиксация условий деятельности в локальных нормативных актах минимизирует риск споров работников с работодателями, а если они все же возникнут, даст возможность их быстро разрешить в пользу работодателя в рамках законодательно закрепленных норм совершения служебных поездок.

Для кого такая работа подходит, а для кого нет

Надо сказать, что трудиться без стационарного рабочего места могут практически все граждане, если они на это согласны и подписали трудовой договор. Ведь функции, которые они могут выполнять не по месту нахождения организации, могут быть любыми: например, курьер может развозить товары, а торговый представитель — заключать договоры о сотрудничестве. Поэтому трудиться на таких условиях могут даже подростки и женщины. Никаких особых условий по этому поводу в законодательстве не закреплено.

Как правильно заключить договор

Существует два вида условий, подлежащих включению в трудовой договор:

  1. Обязательные.
  2. Дополнительные.

Условие о разъездном характере работы является обязательным. Поэтому ч. 2 статьи 57 ТК РФ прямо указывает на то, что в контракте обязательно должно быть указание на разъездной характер работы, если он предусмотрен работодателем для этой должности. В контракте желательно четко прописать территорию, в пределах которой работа будет считаться разъездной. Это может быть сам город или муниципальное образование, где находится фирма, и облать вокруг. И хоть сотрудник должен иметь возможность ежедневного возвращения домой, законодательство не запрещает установить такую территорию в пределах всей Российской Федерации. Более того, законодательство дает возможность вообще не указывать в контракте такую территорию, однако ее указание обезопасит работодателя от признания служебной поездки служебной командировкой в случае возникновения вопросов у проверяющих органов, например, к возмещению расходов. Формулировка в трудовом договоре может выглядеть например так:

Работнику устанавливается разъездной характер работы с территорией разъездов — город Москва и Московская область.

Прописать это необходимо в разделе «Предмет договора»:

Полную версию трудового договора для заполнения можно скачать в конце статьи.

Кроме того, работодателю желательно вести специальный журнал регистрации поездок или маршрутные листы. Эти документы позволят оперативно контролировать все служебные перемещения сотрудников и подтвердить их целесообразность в случае проверки.

Порядок учета разъездной работы и компенсаций сотрудникам

Чтобы избежать возможных недоразумений, лучше всего прописать размер и порядок возмещения расходов сотрудников непосредственно в положении или друих внутренних нормативных актах. Поскольку в этом случае работодатель не должен оформлять командировочные документы и платить суточные, он должен правильно учитывать отработанное время. Для этих целей может быть использован обычный табель. В нем периоды служебных поездок необходимо отмечать как рабочее время. Ведь обычно такие сотрудники получают обычный должностной оклад, а также дополнительные выплаты, если они установлены трудовым договором (ч. 1 ст. 129 ТК РФ , ст. 149 ТК РФ ). Кроме того, в силу статьи 168.1 ТК РФ фирма обязана компенсировать множество расходов таких сотрудников:

  • по проезду;
  • проживанию;
  • питанию и прочим нуждам, согласованным с работодателем.

Все расходы должны быть подтверждены документально (чеки, квитанции, билеты и т.п.), однако четких требований в НПА к этому нет. Поэтому для таких сотрудников можно установить упрощенный порядок представления отчетности по поездкам. Например, это может быть отчет раз в неделю или даже в месяц.

Кроме возмещения расходов работника других компенсаций при разъездном характере работы законодательство не предусматривает. При этом компенсированные расходы не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами.

Добрый день! Подскажите, пож-та. Мы в организации хотим установить водителю разъездной характер работы (РХР).Но при разработке положения о РХР столкнулись с вопросом в части возмещения расходов по бензину и мобильной связи. У нас этому водителю выдается карточка с установленным лимитом на бензин и сотовый телефон также с лимитом. На эти карточки с указанием всех лимитов заключается договор о мат.ответственности с водителем. И получится, что возмещаются только расходы на найм жилого помещения и суточные при необходимости на основании авансового отчета. Соответственно как правильнее указать в Положении о РХР: указать именно что заключается договор о мат.ответственности и выдаются карточка и телефон с лимитами или стандартно расходы на бензин возмещаются на основании путевых листов, кассовых чеков и т.д. Заранее спасибо!

Ответ

Работодатель может заключать договоры о полной материальной ответственности только с работниками определенных категорий. Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержден Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

Также отметим, что в соответствии со статьей 244 ТК РФ, а также письмом Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1, работодатель не вправе заключать письменные договоры о материальной ответственности, если должность работника или конкретная поручаемая ему работа не предусмотрена указанным Перечнем.

Следовательно, с водителем автомобиля Вы не вправе заключить договор о полной материальной ответственности, если только в трудовые обязанности водителя не входят, например, инкассаторские иди экспедиторские функции. Управление транспортным средством не предусмотрено перечнями должностей или работ, при выполнении которых с работниками могут быть заключены договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) ответственности.

Таким образом, можно сказать, что Вы не вправе заключать письменный договор о материальной ответственности с данным сотрудником (т.е. с водителем).

Во всех случаях любое условие трудового договора, ухудшающее положение работника по сравнению с трудовым законодательством, признается недействительным. Следовательно, недействительность такого договора будет очевидна со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Неправомерное заключение договора о полной материальной ответственности признается нарушением законодательства о труде, за которое организация может быть привлечена к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

В то же время не стоит забывать, что привлечение сотрудника к полной материальной ответственности возможно и без оформления договора о полной материальной ответственности. Перечень таких случаев приведен в статье 243 Трудового кодекса РФ, исходя из которого следует, что в случае доказанной вины (умышленная форма вины) сотрудника в нанесении ущерба имуществу работодателя, указанный ущерб может быть взыскан с сотрудника в полном объеме, даже если с сотрудником по его должности заключение договора о полной материальной ответственности не предполагается. Следовательно, в случаях, предусмотренных ст. 243 ТК РФ, водитель автомобиля может быть привлечен к полной материальной ответственности (т.е. с работника можно взыскать ущерб в полном размере независимо от размера его заработной платы).

Что касается вопроса об установлении разъездной работы.

Как правило, под разъездной понимают работу, выполнение которой непосредственно связано с перемещениями по одному или нескольким населенным пунктам или от одного населенного пункта к другому.

В соответствии с частью 2 ст. 57 ТК РФ, если работа носит особый характер, то определяющие его условия указываются в трудовом договоре в качестве обязательных (например, в договор включается условие о разъездном характере работы, если в должностные обязанности водителя входят постоянные поездки из головной организации в филиалы с целью сопровождения должностных лиц или для передачи документов).

При этом, статьей 168.1 ТК РФ, установлено, что размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Следовательно, условие о том, что работа отдельных сотрудников связана со служебными поездками (т.е. является разъездной), необходимо закрепить в следующих документах:

    в разделе коллективного договора или в локальном нормативном акте (например, в Положении о разъездном характере работы );

    в трудовом договоре сотрудника;

    в должностной инструкции сотрудника;

    в отчетах о служебных поездках с приложением документов, подтверждающих разъездные расходы.

Следовательно, в Положении о разъездном характере Вам необходимо прописать:

Перечень работников, имеющих разъездной характер работ;

Порядок документального оформления служебных поездок;

Нормы и порядок возмещения расходов работникам по служебным поездкам на предприятии, учитывая требования Трудового законодательства и специфику работы организации.

При этом, отметим, что разработка Положения о разъездном характере работ производится также с учетом требований бухгалтерского учета и налогового законодательства, для целей отнесения затрат по служебным поездкам работников в состав расходов по налогу на прибыль в каждой конкретной ситуации.

Образец оформления Положения о разъездном характере приведен ниже по тексту.

Таким образом, в Положении о разъездном характере Вам не нужно указывать, что с работником заключается договор о материальной ответственности. При этом, в данном положении Вы можете прописать подробно размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками. Обратите внимание, что согласно ст. 168.1 Трудового Кодекса возмещению подлежат только фактически понесенные расходы. Если работник не несет расходов по проезду (перемещается на служебном транспорте с оплатой расходов за ГСМ работодателем) , то ничего по данному основанию работнику возмещать не требуется. Аналогично решается вопрос с возмещением расходов на проживание.

Образец заполнения Положение о разъездном характере работы

(ООО "Меркурий")

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Альфа»
А.В. Львов
27.05.2010

ПОЛОЖЕНИЕ
о разъездном характере работы

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Положение о разъездном характере работы (далее - Положение) является локальным нормативным актом Общества с ограниченной ответственностью "Альфа" (далее - Общество или Работодатель), разработанным и принятым в соответствии с действующим трудовым законодательством (ст. ст. 8, 166, 168.1 Трудового кодекса РФ).

1.2. Настоящее Положение определяет перечень должностей и профессий работников Общества, постоянная работа которых носит разъездной характер, а также регламентирует порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых носит разъездной характер.

1.3. Для целей настоящего Положения под работой, имеющей разъездной характер, понимается работа, связанная с постоянными служебными поездками работника по г. Москве или от одного населенного пункта к другому в пределах обусловленной трудовым договором территории, совершаемыми работником в процессе выполнения трудовых обязанностей.

1.4. Настоящее Положение распространяется на всех работников Общества (как основных, так и совместителей), .

1.5. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения Генеральным директором и действует до введения нового Положения о разъездном характере работы.

1.6. Внесение изменений в действующее Положение производится с учетом мнения профсоюза приказом Генерального директора.

2. РАБОТНИКИ, ПОСТОЯННАЯ РАБОТА КОТОРЫХ

ИМЕЕТ РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР

2.1. Перечень должностей и профессий работников Общества, постоянная работа которых имеет разъездной характер, определен Приложением N 1 к настоящему Положению.

2.2. Разъездной характер работы может быть установлен работнику как при его приеме на работу на должность (по профессии), указанную в Приложении N 1 к настоящему Положению, так и в процессе работы у Работодателя при переводе работника на должность (профессию), указанную в Приложении N 1.

2.3. Условия, определяющие разъездной характер работы конкретного работника, подлежат обязательному включению в трудовой договор.

2.4. Если при заключении (изменении) трудового договора с работником, занимающим предусмотренную Приложением N 1 к настоящему Положению должность (профессию), в трудовой договор не были включены условия о разъездном характере работы, то его содержание должно быть дополнено необходимыми условиями соглашением сторон, заключаемым в письменной форме и являющимся неотъемлемой частью трудового договора.

2.5. Отсутствие в трудовом договоре с работником, занимающим должность (выполняющим работу по профессии), указанную в Приложении N 1 к настоящему Положению, не освобождает работодателя от предоставления работнику гарантий и компенсаций, предусмотренных настоящим Положением, при направлении работника в служебную поездку.

2.6. На работу, предусмотренную Приложением N 1 к настоящему Положению, не могут быть приняты (переведены) лица, которым разъездной характер работы противопоказан в соответствии с медицинским заключением.

2.7. В случае выявления у работника, постоянная работа которого имеет разъездной характер, в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения указанной работы, работник подлежит отстранению от работы, обусловленной трудовым договором, и переводу на другую работу, не противопоказанную ему по состоянию здоровья. При отказе работника от перевода либо отсутствия у Работодателя соответствующей работы трудовой договор с работником подлежит прекращению в соответствии с п. 8 части первой ст. 77 ТК РФ.

3. СЛУЖЕБНЫЕ ПОЕЗДКИ РАБОТНИКОВ,

ПОСТОЯННАЯ РАБОТА КОТОРЫХ ИМЕЕТ РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР

3.1. Служебными поездками в целях настоящего Положения признаются поездки (или иные перемещения) работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, совершаемые ими по поручению работодателя для выполнения работы, обусловленной трудовым договором. Указанные служебные поездки не являются служебными командировками.

3.2. Основанием для направления работника в служебную поездку является оформленное в письменном виде поручение Работодателя (уполномоченного им лица):

3.3. Регистрация и выдача (прием) маршрутных листов осуществляется специалистом отдела кадров, регистрация и выдача (прием) путевых листов - диспетчером транспортного отдела.

3.4. По окончании служебной поездки работник обязан сдать надлежащим образом заполненный маршрутный лист или путевой лист лицам, указанным в п. 3.3, в течение 1 рабочего дня. Документы, подтверждающие фактические расходы работника во время поездки, прилагаются соответственно к маршрутному или путевому листу (за исключением случаев, предусмотренных п. 5.11 настоящего Положения).

3.5. Регистрация движения маршрутных листов производится в Журнале учета движения маршрутных листов (Приложение N 3), регистрация движения путевых листов - в Журнале учета движения путевых листов (типовая межотраслевая форма N 8, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78).

3.6. В период нахождения в служебной поездке на работников распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный Правилами внутреннего трудового распорядка Общества и трудовым договором.

3.7. За время нахождения в служебной поездке работнику выплачивается заработная плата исходя из установленного оклада (тарифной ставки) и фактически отработанного времени.

3.8. Работники с разъездным характером работы могут быть направлены по распоряжению работодателя в служебные командировки для выполнения служебного поручения за пределами территории, обусловленной трудовым договором.

4. ГАРАНТИИ И КОМПЕНСАЦИИ РАБОТНИКАМ,

ПОСТОЯННАЯ РАБОТА КОТОРЫХ ИМЕЕТ РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР

4.1. Помимо предоставления общих гарантий и компенсаций, предусмотренных ТК РФ и иными нормативными правовыми актами, Работодатель возмещает работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, связанные со служебными поездками расходы:

Расходы по проезду;

Расходы по найму жилого помещения;

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

5. РАЗМЕРЫ И ПОРЯДОК ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ,

СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБНЫМИ ПОЕЗДКАМИ

5.1. Расходы по проезду возмещаются в размере фактических расходов на проезд конкретным видом транспорта (включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату сопутствующих услуг); водителям - в размере фактических затрат на приобретение ГСМ в пределах норм, предусмотренных распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р.

5.2. Размер фактических расходов на проезд конкретным видом транспорта, а также фактических затрат на приобретение ГСМ определяется соответственно на основании проездных документов, квитанций, кассовых чеков, чеков АЗС и иных подтверждающих указанные расходы документов.

5.3. В целях возмещения расходов по проезду курьерам ежемесячно не позднее последнего рабочего дня текущего месяца выдается приобретенный за счет средств Работодателя единый проездной билет на автобус, троллейбус, трамвай, метро на следующий месяц. В случае наличия у работника приобретенного за собственные средства проездного билета, работнику возмещается его стоимость. Расходы на проезд иными видами транспорта возмещаются в общем порядке.

5.4. Расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере фактических затрат, но не более 3000 руб. в сутки.

5.5. Размер фактических расходов по найму жилого помещения, включая оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, обслуживание в номере, на пользование рекреационно-оздоровительными объектами), определяется на основании счетов, счетов-фактур, квитанций, кассовых чеков, актов и иных подтверждающих указанные расходы документов.

5.6. Суточные (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства) выплачиваются в размере 800 руб. за каждый день служебной поездки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни вынужденной остановки в пути.

5.7. Если характер выполняемого служебного поручения и условия транспортного сообщения позволяют работнику ежедневно возвращаться к постоянному месту жительства, выплата суточных не производится.

5.8. Суточные выплачиваются на основании надлежащим образом оформленных маршрутных листов и путевых листов.

5.9. К иным расходам, подлежащим возмещению в связи со служебными поездками, относятся:

Расходы на мобильную связь - в размере 400 руб. в месяц;

Расходы водителя на внеплановый ремонт автомобиля - в размере документально подтвержденных (кассовые чеки, товарные чеки, квитанции и т.п.) фактических затрат.

5.10. Возмещение работнику расходов, связанных со служебными поездками, производится не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным, на основании оформленных надлежащим образом маршрутных или путевых листов при наличии документов, подтверждающих фактические расходы, связанные со служебной поездкой.

Выплата суточных и возмещение расходов на мобильную связь производятся на основании маршрутных либо путевых листов, без предоставления подтверждающих фактические расходы документов.

5.11. Для выполнения должностных обязанностей в период служебной поездки работникам с разъездным характером работы по их заявлению на основании приказа (распоряжения) Работодателя выдается аванс в счет предстоящих расходов. Сумма аванса, а также срок, на который работнику выдаются денежные средства, определяется приказом (распоряжением) Работодателя.

5.12. Указанные в п. 5.11 работники обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который были выданы деньги, предоставить в бухгалтерию отчет по израсходованным суммам по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55, с приложением подтверждающих расходы документов. Остаток неиспользованного аванса подлежит сдаче в кассу Общества, а перерасход компенсируется работнику в порядке, предусмотренном п. 5.10 настоящего Положения.

Приложение № 1

Перечень профессий и должностей работников ООО "Альфа", постоянная работа которых имеет разъездной характер

1) курьер;

2) экспедитор;

3) водитель легкового автомобиля;

4) водитель грузового автомобиля.

Приложение N 2

Общество с ограниченной ответственностью "Альфа"

(ООО "Альфа")

Маршрутный лист от _____________________________ N _________

Разъездной характер работы потребует от кадрового работника определенных навыков при оформлении сотрудника. Кроме того, потом придется каждый раз составлять документы для служебных поездок.

Из статьи вы узнаете:

Работы разъездного характера

Действующее законодательство о труде содержит следующее описание работ, имеющих разъездной характер: к ним относятся виды профессиональной деятельности, которые предполагают, что все основные трудовые функции работника исполняются им вне своего стационарного рабочего места. Такое определение на первый взгляд выглядит вполне четким и понятным. Однако на практике работники кадровых служб нередко сталкиваются с необходимостью отграничения понятия разъездной работы от смежных терминов.

Наиболее часто такие проблемы возникают в отношении работ, предполагающих регулярные поездки сотрудников. Действительно, у таких случаев есть общие черты: например, сотрудники регулярно отсутствуют в месте расположения организации в связи с выполнением своих должностных обязанностей, а их поездки, безусловно, носят служебный характер. В этой ситуации работодатели подчас задаются вопросом: нужно ли оформлять такие поездки каждый раз как отдельные командировки , или стоит установить разъездной характер работы водителей, бортпроводников и других сотрудников, которые постоянно находятся в дороге.

Скачайте документы по теме:

Ответ на этот вопрос во многом зависит от специфики трудовой деятельности конкретного работника. Дело в том, что командировка предполагает поездку для выполнения рабочих задач, которая длится в течение определенного промежутка времени. Тогда как работа разъездного характера по определению не может иметь четких временных границ, поскольку в принципе осуществляется в дороге, и прекращение таких поездок возможно только вместе с прекращением трудовых отношений .

Узнать подробности вы можете в нашей статье .

Признаки разъездного характера работ

Общие основания для обозначения разъездной характер работы в ТК РФ зафиксированы в ст. 168.1. Для того чтобы понять, относится ли профессиональная деятельность конкретного сотрудника к работе разъездного характера, удобно провести ее анализ на предмет соответствия нескольким основным признакам такой работы и уже затем принять окончательное решение. В частности, к таким признакам относятся:

отсутствие у сотрудника постоянного рабочего места, поскольку его трудовые задачи выполняются в различных местах в зависимости от текущих задач компании;

ежедневное или практически ежедневное возвращение работника на свое постоянное место жительства, то есть отсутствие необходимости длительного выезда в другую местность;

расходование значительной части рабочего времени на перемещение к месту выполнения работ в соответствии с задачами компании;

специфический характер трудовой деятельности на основном рабочем месте в пределах организации, который преимущественно связан с подготовкой к выполнению основных трудовых задач в местах, требующих выезда сотрудника за пределы места нахождения компании;

иные признаки, свидетельствующие о необходимости выполнения регулярных поездок в интересах работодателя.

Для того, чтобы признать работу имеющей разъездной характер, совсем не обязательно, чтобы она соответствовала всем перечисленным признакам одновременно. Если вы сомневаетесь, идет ли речь о разъездной работе в Вашем конкретном случае, прочтите .

Оформление разъездного характера работ

Разъездной характер работы - это особые условия осуществления трудовой деятельности, которые требуют надлежащего документального оформления, имеющего целью в том числе соблюдение трудовых прав работников. Процедура такого оформления несколько более сложна, чем оформление обычного офисного трудоустройства. Однако опытные специалисты кадровых служб сходятся во мнении, что это значительно проще, чем составлять документы для направления сотрудников в командировку. Узнайте, почему они придерживаются такой точки зрения, прочитав наш материал .

Установление разъездного характера работы

На сегодняшний день четкий перечень профессий и специальностей, имеющих разъездной характер работы, в Трудовом кодексе или других нормативных документах отсутствует. Поэтому полномочия в области отнесение тех или иных должностных позиций к числу имеющих разъездной характер работы всецело принадлежат работодателю. На практике ему необходимо издать локальный нормативный документ , в котором будет содержаться исчерпывающий перечень должностей организации, имеющих разъездной характер работы.

Обратите внимание! Если для конкретного сотрудника установлен разъездной характер работы, работодателю нет необходимости каждый раз оформлять приказ о направлении его в служебную поездку.

При этом не только содержание, но и форма такого документа определяются работодателем самостоятельно. Чаще всего для этих целей в компаниях применяется один из следующих видов документов:

В случае если для фиксации разъездного характера работы сотрудников в компании принято соответствующее положение, его необходимо утвердить приказом за подписью руководителя организации. При этом в таком документе нужно прописать ключевые условия установления разъездного характера работ для конкретной должностной позиции или их группы. Узнайте, какие положения следует включить в этот документ, в нашем материале .

Оформление трудового договора

Положения ст.57 ТК РФ требуют, чтобы при заключении трудового договора с работником работодатель указал в этом документе все существенные условия его трудоустройства, способные оказать влияние на эффективность выполнения им поставленных трудовых задач. При этом в данном разделе Трудового кодекса прямо указано, что необходимо фиксировать разъездной характер работы в трудовом договоре, поскольку он относится к таким обязательным условиям.

Отметим, что дополнить трудовой договор уже работающего сотрудника новым условием (о разъездной работе) можно по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ) или по инициативе работодателя в порядке ст. 74 ТК РФ с предварительным уведомлением и при наличии соответствующих оснований: их перечень приведен в нашем материале . Отметим, что по общему правилу, названия должностей работодатель определяет по собственному усмотрению.

Оформление документов при выполнении работником служебных обязанностей

Во многом процедура оформления трудовой деятельности сотрудников, которым установлен разъездной характер работы, является более простой, чем оформление служебных командировок. В том числе из-за отсутствия необходимости формирования некоторых специальных документов, таких как командировочные удостоверения и прочее.

Вместе с тем это не означает, что работник, выполняющий трудовые обязанности вне организации, не должен вести никакой отчетности о своей деятельности. Как правило, ему вменяется в обязанность оформление документов, подтверждающих маршрут и цель служебной поездки, а также ее результаты. При этом конкретный перечень и требования к разработке таких документов устанавливаются работодателем самостоятельно. В нашей статье мы приводим достаточно несложный, но вместе с тем исчерпывающий перечень таких документов, который будет удобен компании для учета работ сотрудников, постоянно находящихся в разъездах.

Направление сотрудника с разъездным характером работы в командировку

Установление разъездного характера работы для сотрудника не означает, что его нельзя направить в командировку. Согласно положениям ТК и судебной практике, это нужно сделать в случае, если обстоятельства конкретной поездки существенно отличаются от обычных условий его работы, а само поручение носит разовый характер. В этом случае служебная поездка оформляется в соответствии со стандартными правилами направления в командировку, и понесенные расходы оплачиваются согласно порядку, установленному для командировок. В нашем материале мы приводим конкретный пример такой ситуации.

Возмещение расходов при разъездном характере работы

Как правило, необходимость регулярных служебных поездок при разъездном характере работы предполагает осуществление сотрудником определенных расходов, связанных с перемещением к месту выполнения работ и обратно, а также собственно решением стоящим перед ним трудовых задач. Поэтому действующее трудовое законодательство справедливо возлагает на работодателю обязанность по возмещению таких расходов, поскольку они фактически осуществляются сотрудником в его интересах.

Общие принципы возмещения расходов, осуществляемых в связи с разъездным характером трудовой деятельности, схожи с порядком возмещения расходов в командировках. При этом, однако, командировка чаще всего является для организации и сотрудника своего рода разовой ситуацией, которая требует оформления значительного количества документов. При разъездном характере работы расходы, связанные со служебными поездками, приходится возмещать регулярно. Поэтому для такой ситуации можно предусмотреть упрощенный порядок осуществления отчетности работником - например, можно обязать его предоставлять отчетные документы один раз в неделю или даже один раз в месяц. В этом материале мы рассказываем, как оформить такие правила для сотрудников с разъездным характером работы.

Расходы, подлежащие возмещению

Ст. 168.1 ТК РФ содержит конкретный перечень статей расходов, связанных с разъездным характером работы, которые подлежат возмещению работодателем. К ним относятся:

  1. траты на проезд к месту выполнения необходимых работ и возвращению к месту нахождения организации. При этом, однако, работодателю не вменяется в обязанность оплата времени в пути до работы, если он добирается до работы на общественном транспорте, служебном транспорте, который перевозит сотрудников по определенному маршруту, личном или служебном автомобиле и тому подобное;
  2. расходы на проживание в месте выполнения работ;
  3. расходы на обеспечение потребностей сотрудника в связи с его отъездом, которые часто называют суточными;
  4. другие виды расходов, которые работник осуществил с ведома и согласия уполномоченного представителя работодателя.

В указанной статье зафиксировано право работодателя на самостоятельное определенное размера и правил возмещения расходов по этим статьям, в том числе определения других типов расходов, подлежащих возмещению. Таким образом, организация может предусмотреть возможность право работника получать возврат денежных средств и по другим видам трат, кроме проезда, проживания и суточных. Мы расскажем, как можно использовать такую возможность на практике, в этом материале .

Ограничения на возмещение расходов

Примечательно, что четкие правила возмещения расходов в служебных поездках, содержащиеся в актуальных нормативных документах, касаются преимущественно командировок. А вот пределы и условия возмещения трат и других выплат сотрудникам при работах разъездного характера определяются работодателем самостоятельно: например, он может по своему усмотрению установить доплаты водителям за разъездной характер работы. Ознакомьтесь с нормативной базой, предоставляющей работодателю такие полномочия, в нашем материале .

Таким образом, установление размера суточных при разъездном характере работ определяется исключительно принципом целесообразности, причем в понимании работодателя. При этом, как отмечается в п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, ограничение их размера для целей обложения НДФЛ применяется только для командировок. Однако для того, чтобы избежать начисления НДФЛ на суточные при разъездном характере работы, необходимо правильно оформить соответствующие документы, обеспечив соблюдение следующих условий:


Скачать в.doc


Скачать в.doc