Управление коммуникациями проекта (управление взаимодействием, информационными связями) - управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации.

В проектах под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные, используемые для планирования, управления и контроля. Проектная информация может принимать различные формы: отражать совместную установку целей, вытекать из интерпретации проектных контрактов, состоять из прямых указаний к выполнению работ, в совокупной или кодированной форме содержать данные о самом проекте и о его существовании. Существует необходимость централизованного фиксирования любой проектной информации, обозначения ее в зависимости от ее содержания, распределения в соответствии с задачами и централизованного ее администрирования. Информация представляет возможность сотрудничества между внешними и внутренними субъектами, вовлеченными в осуществления данного проекта. С ее помощью участвующие в проекте узнают, какие работы, кем и в какое время должны быть выполнены. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена регулярно, своевременно, единообразно, понятно, правдиво, подробно, по назначению и в удобной форме.

В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:

• 1. Внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т.д.).
• 2. Формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения).
• 3. Письменные и устные.
• 4. Вертикальные и горизонтальные .

Прохождение информации в проекте может осуществляться через информационный центр проекта, участвующих руководителей, а также членов команд.

В процессе управления информации используются: телефон, факс, письмо, совещание, доклад, электронная почта, телекоммуникации, видеоконференции, телетекстовые устройства.

Коммуникации и сопутствующая им информация являются своего рода фундаментом для обеспечения координации действий участников проекта.

В качестве основных потребителей информации проекта выступают :

• 1. Проект - менеджер для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и принятия решений по проекту.
• 2. Заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта
• 3. Поставщики при возникновении потребности в материалах, оборудования и т.п., необходимых для выполнения работ.
• 4. Проектировщики, когда необходимо внести изменения в проектную документацию.
• 5. Непосредственные исполнители работ на местах.

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями.

Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы: .

• 1. Планирование системы коммуникаций - определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки).
• 2. Сбор и распределение информации - процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта.
• 3. Отчетность о ходе выполнения проекта - обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование.
• 4. Документирование хода работ - сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.

Планирование системы коммуникаций. План коммуникаций является составной частью плана проекта. Он включает в себя: .

• 1. План сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения.
• 2. План распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки.
• 3. Детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения.
• 4. План ввода в действие тех или иных видов коммуникаций.
• 5. Методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.

План коммуникаций формализуется и детализируется в зависимости от потребностей проекта.

Сбор и распределение информации. Существует формальная информация (возникает внутри организационных структур проекта) и неформальная информация (возникает за их пределами и может относиться как к самому проекту, так и к событиям, лежащим за его рамками).

В качестве классических видов информации известна письменная и вербальная информация. К вербальной информации относят беседы, лекции, совещания и доклады, которые проводятся руководителями проектов. К письменной информации могут быть отнесены сообщения, доклады, протоколы, публикации. Так же существуют современные виды информации, такие как электронные данные, телекоммуникации, видеоконференции и т.п. В качестве факторов, воздействующих на выбор информации, могут быть названы нужды и требования тех, кто участвует в ее обработке, также размер, вид и комплексность проекта.

Поток информации может двигаться в вертикальном (между начальником и подчиненным), горизонтальном (между стоящими на одной ступени иерархической лестницы) и диагональном (между начальником и подчиненными за пределами отделов) направлениях.

Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.

Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний.

Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия: электронная почта, системы документооборота и архивирования данных.

Технологии или методы распределения информации между участниками проекта могут значительно различаться в зависимости от параметров проекта и требований системы контроля. Выбор технологий взаимодействий определяется: .

• 1. Степенью зависимости успеха проекта от актуальности данных или детальности описания
• 2. Доступностью технологий.
• 3. Квалификацией и подготовленностью кадров.

Отчетность о ходе выполнения проекта. Процессы сбора и обработки данных о фактических результатах и отображение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления. Отчетность о ходе выполнения включает:

• 1. Информацию о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных показателей.
• 2. Информацию об отклонениях от базовых планов.
• 3. Прогнозирование будущего состояния проекта.

Документирование хода работ

Документирование хода работ. Основные промежуточные результаты хода работ должны быть формально задокументированы.

Документирование результатов хода работ включает в себя:

• 1. Сбор и верификацию окончательных данных.
• 2. Анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ.
• 3. Архивирование результатов с целью дальнейшего использования.

Компьютерные системы ведения электронных архивов позволяют автоматизировать процессы хранения и индексации текстовых и графических документов, значительно облегчить доступ к архивной информации.

Таким образом, управление коммуникациями проекта должно быть нацелено на групповое взаимодействие в рамках управления проектом и включать:

• 1. информацию проекта, т.е. собранные, обработанные и распределенные данные, включающие в себя как исходные данные, так и получаемые в результате прямых расчетов, аналитической обработки, экспертных оценок и пр.;
• 2. средства обработки информации, включающие в себя информационные технологии, базирующиеся на современных программных средствах;
• 3. средства коммуникации, ориентированные на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации и базирующиеся на современных средствах связи и передачи данных. .

По результатам теоретического анализа сформулирован ряд выводов, а именно: коммуникации- это процесс обмена информацией и передачи сведений между двумя людьми или в группе людей. Существует четыре базовых элемента в процессе обмена информацией: отправитель; сообщение; канал; получатель. Однако сам процесс коммуникации состоит из большего числа элементов и этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею.

Указанные взаимосвязанные этапы таковы: 1) зарождение идеи; 2) кодирование и выбор канала; 3) передача сообщения; 4) декодирование (интерпретация сообщения); 5) обратная связь; 6) "шум". Так же выведены основные этапы процесса коммуникации: этап посылки и кодирования, этап передачи, этап получения заключается, этап обратной связи.

Были рассмотрены виды и формы коммуникаций в организации, а также выявлены и рассмотрены барьеры на пути эффективных коммуникаций.

Планирование коммуникаций и управления конфигурацией в проекте

Формирование стратегии коммуникаций. Идентификация объектов управления конфигурацией проекта. Процедура создания нового элемента конфигурации.

Инфраструктура проекта. Формирование базовой линии конфигурации проекта.

Организация управления конфигурацией проекта.

Организация документирования статуса элементов конфигурации.

Пример стратегии коммуникации.

Пример требований к инфраструктуре офиса проекта (фрагмент).

Пример процедуры создания инфраструктуры проекта.

Пример процедуры обеспечения хранения документов.

Пример процедуры подготовки документов.

Пример процедуры отчетности о деятельности.

Формирование стратегии коммуникаций

Для того чтобы проектные коммуникации наиболее эффективно решали задачи, стоящие перед проектом, еще на фазе планирования проекта необходимо четко сформулировать стратегию коммуникаций . Как было показано ранее, наиболее важным элементом планирования коммуникаций является идентификация получателей информации, далее следует озаботиться планированием содержания информационных сообщений, которое может значительно меняться в зависимости от адресата. Затем происходит выбор канала коммуникации и определение отправителя. За фактическим выполнением коммуникаций необходимо всегда осуществлять обратную связь , позволяющую нам корректировать наши действия в дальнейшем.

Относительно содержания любое сообщение на проекте должно включать в себя информацию следующего рода.

1. Удовлетворение потребности участников проекта понимать Участники проекта должны иметь возможность получить объективную, полную и непротиворечивую информацию о целях и задачах проекта и иметь возможность сформировать собственное рациональное мнение о проекте.

2. Удовлетворение потребности участников проекта чувствовать Заинтересованные стороны должны четко понимать, какие процедуры предусмотрены для организации их участия в принятии решений по проекту, есть ли каналы обратной связи , как они могут быть вовлечены в реализацию наиболее значимой для них части проекта.

3. Удовлетворение потребности участников проекта действовать Сотрудники должны быть проинформированы, какие средства,

методы, инструменты предусмотрены для их скорейшей адаптации в условиях новой организационно-функциональной среды бизнеса организации.

Пример стратегии коммуникации

Типовая структура стратегии коммуникации включает в себя следующие разделы.

1. Цели и задачи информирования участников проекта Например:

В рамках реализуемой стратегии информирование не сводится исключительно к обеспечению сотрудников необходимой информацией о проекте. Цели информирования направлены на повышение лояльности персонала компании к проекту, что служит достижению конечной цели управления изменениями – обеспечению безболезненного перехода к новому бизнес-стандарту. Перед процессом информирования стоят три основных цели:

1. обеспечение целевой аудитории информацией о целях, задачах и результатах проекта:

§ проинформировать сотрудников компании о проекте, его важности и выгодах;

§ обеспечить доступность, корректность и своевременность получения информации о проекте;

§ поддерживать интерес к проекту на всех фазах его реализации;

2. обеспечение целевой аудитории информацией об осведомленности проектной команды о предстоящих изменениях в функциональной среде и организационной структуре компании, и о проблемах, связанных с ними:

§ обеспечить своевременность получения информации о предстоящих изменениях целевыми аудиториями;

§ сформировать образ проекта как открытой, прозрачной и доступной инициативы;

§ реализовать сбор сведений об ожиданиях/опасениях бизнес-экспертов о предстоящих изменениях;

3. обеспечение целевой аудитории информацией о планах по переходу к новым процессам, обязанностям, методам работы:

§ сформировать образ проекта как инициативы, готовой поддерживать обратную связь , отвечать на вопросы и помогать в решении предстоящих проблем;

§ обеспечить заблаговременное информирование конечных пользователей о предстоящих мероприятиях, связанных с управлением изменениями;

2. Роли и обязанности

Указание конкретных лиц, ответственных за проектные коммуникации, и их места в организационной структуре проекта.

3. Целевая аудитория

Исходя из описанных выше целей информирования, целесообразно выделение трех целевых групп, на которые будут направлены действия, описанные в плане коммуникаций . Различия выделенных групп, характеризуемые степенью ответственности/участия в проекте, иерархией позиции внутри компании, а следовательно, лояльностью к результатам проекта, обуславливают использование нескольких каналов и мер информирования для каждой из них.

1. Бизнес-эксперты

Как правило, являются руководителями или ведущими специалистами линейных подразделений, обладают всей полнотой информации о существующих бизнес-процессах в конкретной области, принимают участие в согласовании перечня изменений процессов.

2. Ответственные за преобразования (1-го и 2-го уровня) Первый уровень представлен сотрудниками из числа руководителей

дирекций и управлений, которые выступают главной точкой контакта между группой управления изменениями и сетью ответственных за внедрение. Уровень их информированности и активного участия в процессе управления изменениями критичен для реализации проекта.

Второй уровень представлен сотрудниками уровня руководителей отделов, которые несут ответственность за реализацию мер по управлению изменениями на локальном уровне, так как являются связующим звеном между сетью ответственных за преобразования и конечными пользователями

Бизнес-эксперты могут входить в число ответственных за преобразования.

3. Конечные пользователи

Сотрудники компании, которые в последующем будут иметь дело с новыми процессами и системой в своей каждодневной работе. Цели информирования в первую очередь направлены на повышение уровня принятия системы именно этой целевой аудиторией.

4. Каналы коммуникаций

Перечисление каналов проектных коммуникаций рекомендуется делать в разрезе категорий, отраженных в шаблоне (см. табл. 7.1).

К коммуникационным каналам могут относиться как стандартные средства общения (телефон, электронная почта), так и более специфичные (совещания в группах, выездные семинары, сессии вопросов и ответов); кроме того, не следует упускать из виду и каналы коммуникаций , действующие по принципу pull, – это интернет-порталы, базы знаний и т.п. (см. рис. 7.1).

Рис. 7.1. Каналы коммуникаций и их воздействие

Для выявления эффективности существующих формальных каналов связи ниже приведен список рекомендованных вопросов.

1. Насколько быстро и как часто официальные решения руководства компании транслируются по этим коммуникационным каналам?

2. Какие заинтересованные стороны могут быть проинформированы посредством данного канала?

3. Насколько применим и действенен данный канал коммуникаций : есть ли ответственное лицо, возможно ли его использовать для внутренних и внешних коммуникаций?

4. Каким образом производится оценка данного канала коммуникаций ?

5. Насколько данный канал отвечает современным потребностям в информации, есть ли у него интерфейс взаимодействия с новыми информационно-коммуникационными технологиями?

Для выявления наиболее эффективных неформальных коммуникационных каналов предлагается использовать следующий список вопросов.

· Кто является (неформальным) лидером в организации?

· Чье мнение имеет наибольший вес при обсуждении важных вопросов?

· Каково отношение в организации к открытому распространению проектной информации и прозрачности деятельности смежных отделов?

Таким образом, каналы коммуникаций образуют 3 группы: формальные, специфичные для проекта и неформальные.

В матрице коммуникаций (см. табл. 7.2) по горизонтали перечислены все каналы коммуникаций , сгруппированные в 3 категории, которые упомянуты выше, а по вертикали – все участники проекта. На пересечении соответствующих строк и столбцов необходимо отражать, какой именно статус имеет тот или иной канал связи: основной, дополнительный или специфичный. Таким образом, просматривая строки, можно оценить степень дублирования информирования – взаимодействие с участниками по нескольким коммуникационным каналам. Каждая группа участников должна быть проинформирована хотя бы раз по формальному каналу, хотя бы раз по специфичному и один раз по неформальному коммуникационному каналу проекта. Степень дублирования следует соотносить с анализом воздействия (см. соответствующий раздел) участников проекта: если участник проекта является "агентом", то степень дублирования должна быть максимально высокой.

Таблица 7.2. Пример матрицы коммуникаций

Условные обозначения

Формальные

Специфичные

Неформальные

0 Основной канал коммуникаций?Дополнительный канал коммуникаций

Совещания

Интернет

Телеконференции

Бюллетени

Инфо-сессии

Бюллетень проекта

Обучение

Стенды вопросов

Электронная почта

Общение в фойе

Телефонные разговоры

Участники проекта

Отдел сбыта

Руководство

среднего звена

Производствен-

ные отделы

Поставщики

Профсоюзы

Анализируя матрицу коммуникаций по вертикали, можно определить стратегическую значимость определенного коммуникационного канала: если он оказывается основным коммуникационным каналом для большого количества групп участников, то следует его рассматривать как значимый актив проекта.

Организация обратной связи по проекту

Необходимость реализации обратной петли управления, в том числе и в коммуникациях, может быть обосновано следующим образом.

Эффективное информирование возможно только при двунаправленности проектных коммуникаций – наличии прямого и обратного канала связи. Последний из них обеспечивает контроль первого.

Мониторинг эффективности каналов информирования предполагает следующие аспекты:

· качество информации о проекте, поступающей по установленным официальным каналам информирования;

· достаточная интенсивность поступающей информации;

· полнота информации, поступающей по установленным официальным каналам информирования.

Процесс мониторинга эффективности информирования будет осуществляться путем распространения опросных форм (анкетный опрос) с установленной периодичностью и с использованием горячей линии вопросов и ответов на основе телефонной связи.

Рассмотренные 5 пунктов не являются исчерпывающим списком разделов стратегии коммуникации , но они наиболее значимы и, как правило, обязательны для грамотной подготовки плана коммуникаций .

Идентификация объектов управления конфигурацией проекта

Для введения в этот раздел, относительно редко выносимый на отдельное рассмотрение, дадим определение ключевым терминам.

Конфигурация – поименованный набор элементов, являющихся результатами проекта.

Элемент конфигурации – результат проекта или компонент результата, контролируемый в рамках процесса управления конфигурацией.

Ответственность за планирование, функционирование и контроль процесса управления конфигурацией возложена на менеджера по управлению конфигурацией. Если проект небольшой, эти функции выполняет руководитель проекта , но с увеличением масштаба проекта эта роль становится главной и требует отдельного назначения.

В должностные обязанности менеджера по управлению конфигурацией обязательно входит:

· разработка планов и процедур процесса управления конфигурацией;

· обеспечение реализации планов и документирование результатов;

· определение базовых положений проекта и содержание релизов;

· организация и контроль выполнения процедур процесса управления конфигурацией;

· контроль инструментальных средств хранения информации о процессе управления конфигурацией.

Определение объектов управления конфигурацией выполняется на основе анализа запланированных результатов проекта, зафиксированных в ключевых проектных документах: уставе и содержании проекта. По результатам анализа устанавливают структуру и организацию элементов, необходимых для создания рабочей среды процесса управления конфигурацией.

Работы по идентификации конфигураций определяют контролируемые элементы, устанавливают схемы идентификации для элементов и их версий, а также задают инструменты и описывают технику, которые используются для управления этими элементами. Данная деятельность является основой для всех других работ по конфигурационному управлению .

Идентификация элементов конфигурации, которые необходимо контролировать, служит первым шагом в организации контроля изменений, в рамках описываемого подхода реализуемых при помощи процесса интегрированного управления изменениями. Правильный выбор элементов конфигурации важен для обеспечения управляемого набора контролируемых элементов. Структурные связи между выбранными элементами конфигурации (и их составляющими) влияют на работы проекта. Элементы конфигурации развиваются по мере выполнения проекта. Версия элемента конфигурации рассматривается в качестве определенного состояния эволюционирующего элемента. По мере выполнения проекта происходит обновление версий – новая версия элемента, предназначенная для замены его текущей, старой, версии.

К объектам управления конфигурацией относятся компьютерные ресурсы, сервисное обслуживание, инструментальные средства, необходимые для создания инфраструктуры проекта. Своевременное создание инфраструктуры проекта является одним из критических факторов успеха на этапе планирования.

Процедура создания нового элемента конфигурации

Элементы конфигурации формируются по результатам разработки рабочего плана проекта. Новый элемент конфигурации принимается от уполномоченного члена команды проекта. Элементу присваивается идентификатор, определяется его начальное состояние и производится его размещение в репозитории УК, где устанавливается защита от несанкционированного доступа.

Инфраструктура проекта

Планирование инфраструктуры начинается с формирования требований. Как правило, требования к компьютерному оборудованию и сопутствующей инфраструктуре формируются на основе анализа внутренней информации компании, включающей оценку характеристики работы компьютерного оборудования. Инфраструктуру необходимо оценить относительно задач различного профиля, и проводить ее оценку на следующих уровнях:

· рабочие места;

· системы (серверы приложений и баз данных).

Рекомендуется назначать ответственного за обеспечение команды проекта оборудованием, созданием рабочей среды, библиотеки проекта. Работы по созданию инфраструктуры проекта необходимо контролировать. Для членов команды проекта на территории заказчика должны быть подготовлены рабочие места, оснащенные офисным оборудованием, телефонами, персональными компьютерами, принтерами, комнатами для ведения переговоров, учебными аудиториями и прочими материальными ресурсами. Одним из обязательных элементов инфраструктуры является библиотека проекта.

Пример требований к инфраструктуре офиса проекта (фрагмент)

Специальные помещения

Для осуществления рабочей группой проекта работ в группе компаний "Звездочка" заказчик предоставляет специальные помещения для размещения объединенной рабочей группы проекта.

Требования к помещениям

Помещение проектного офиса должно удовлетворять следующим требованиям:

на одного сотрудника должно приходиться не менее 5 м2 площади рабочей комнаты, рабочее место каждого сотрудника должно быть обеспечено:

· отдельным рабочим столом;

· стулом;

· двумя розетками электрической сети;

· одной розеткой для доступа в информационную сеть;

· одной розеткой для доступа в телефонную сеть (по дополнительному обоснованию);

· телефонным аппаратом (по дополнительному обоснованию). Каждое помещение офиса должно быть обеспечено:

· сетевым лазерным черно-белым принтером с возможностью двухсторонней печати на листах формата А4 и скоростью печати не менее 30 страниц в минуту;

· вешалкой для верхней одежды всех сотрудников, размещенных в рабочей комнате;

· одним шкафом для документов.

Рабочей группе проекта должна быть выделена в пользование рабочая комната для проведения переговоров, оборудованная:

· столом для заседаний;

· стульями;

· флип-чартом;

· экраном и проектором для проведения совещаний с участием 10 человек.

Обеспечение членов рабочей группы проекта персональными компьютерами :

· исполнитель, по возможности, привлекает к работе по проекту сотрудников, обеспеченных переносными компьютерами;

· сотрудники заказчика, привлекаемые к работам по проекту, обеспечиваются заказчиком персональными компьютерами в кратчайшие сроки;

· требования к характеристикам персональных компьютеров могут быть оговорены в зависимости от конкретных задач, выполняемых сотрудником.

Обеспечение рабочей группы проекта копировальной техникой Рабочая группа проекта обеспечивается заказчиком одним копировальным аппаратом с возможностью двухстороннего копирования листов формата А3 и А4 и автоматической подачей листов оригинала.

Обеспечение рабочей группы проекта канцелярскими принадлежностями Рабочая группа проекта обеспечивается заказчиком канцелярскими принадлежностями и бумагой по заявке администратора проекта от исполнителя.

Обеспечение информационного обмена членов рабочей группы проекта

· Заказчик обеспечивает выделение дискового ресурса совместного доступа для организации библиотеки проектной документации и библиотеки программных приложений, используемых проектом создания СДО.

· Заказчик обеспечивает выделение рабочей подсети для организации взаимодействия членов рабочей группы проекта.

· Заказчик обеспечивает доступ в Интернет для всех членов рабочей группы проекта.

· Заказчик обеспечивает выделение адреса электронной почты каждому члену рабочей группы проекта.

· Заказчик обеспечивает наличие телефонной связи с возможностью выхода в городскую телефонную сеть для каждого члена рабочей группы проекта от исполнителя (по дополнительному обоснованию).

Режим и место работы членов объединенной рабочей группы проекта

· Работы по проекту выполняются сотрудниками исполнителя или субподрядчика на территории заказчика и/или на территории исполнителя/субподрядчика.

· Начало рабочего дня для членов рабочей группы проекта – 9 часов 00 минут, окончание рабочего дня – 18 часов 00 минут, длительность обеденного перерыва – 1 час в интервале времени с 12:00 до 15:00. Руководители проекта от заказчика и исполнителя имеют право изменять режим работы для привлекаемых к проекту сотрудников при условии взаимного согласования таких изменений.

· Заказчик обеспечивает возможность работы сотрудников исполнителя на территории заказчика в вечернее и ночное время, а также в выходные и праздничные дни (при необходимости возможна круглосуточная работа) по предварительной заявке от исполнителя.

Пример процедуры создания инфраструктуры проекта

Для создания инфраструктуры необходимо:

· обеспечить поставки материальных ресурсов – требуется заказать или запросить необходимые ресурсы;

· организовать установку оборудования – обеспечить доставку, провести установку и тестирование оборудования;

· обеспечить сервисное обслуживание оборудования – разработать график сервисного обслуживания;

· протестировать рабочую среду на предмет ее совместимости с требованиями к функциональности, совместимости и доступности.

Формирование базовой линии конфигурации проекта

Базовая линия или фиксированный срез конфигурации – набор элементов конфигурации, формально определенный и зафиксированный по времени в процессе жизненного цикла ИС. В определенных случаях базовая линия может изменяться только через формальную процедуру контроля изменений. Фиксированный срез в сочетании со всеми утвержденными изменениями в отношении его представляет собой текущую утвержденную конфигурацию .

Различные элементы конфигурации передаются под управление конфигурацией в различные моменты времени и включаются в базовые линии в определенных точках жизненного цикла . Инициирующим событием является завершение определенных форм формального утверждения задач, таких как формальная оценка. Примерами элементов конфигурации могут служить настроенные модули ИС, руководство пользователя, планы тестирования, базы данных тестов и прочее.

Организация управления конфигурацией проекта

Для организации выполнения вышеперечисленных задач на стадии планирования ЖЦ ИС разрабатывается план управления конфигурацией, где излагается концепция и определяются средства для автоматизации процесса, а также расписываются все роли и деятельности в зависимости от стадии жизненного цикла ИС.

План управления конфигурацией (УК) разрабатывается на ранних стадиях этапа планирования и является частью плана управления проектом . Структура плана УК зависит от таких факторов, как тип проекта и его длительность, уровень формализации процессов, размер команды и прочее. Это означает, что структура плана в зависимости от проекта может существенно изменяться. В работе выполнен анализ факторов, влияющих на структуру плана.

Так, наличие нескольких офисов усложняет план, дополняя его регламентами взаимодействия между офисами, влияет на общую архитектуру проекта. Увеличение числа регионов воздействует на уровень формализма плана.

Относительный размер проекта воздействует на количество регламентов и их проработанность и детальность. Фазы, взаимодействие между группами, прохождение запросов на изменения описываются более детально. Чем крупнее проект, тем более формализованным должен быть план.

Количество конфигурационных элементов влияет только на более глубокую проработку идентификации элементов. В некоторых случаях полезно определить в плане все типы конфигурационных элементов на основании шаблонов.

Количество компонентов и подсистем влияют на выборку элементов из репозитория (способ выборки и обращения) и глубину изложения раздела, описывающего структуру проектного каталога План УК, обычно описывает все фазы жизненного цикла ИС. Иногда при работе с субподрядчиками бывает необходимо более четко выделить фазу, на которой подключается субподрядная организация.

На ход проекта и на план оказывают существенное воздействие такие факторы, как используемые средства разработки , платформа разработки (возможна разработка на нескольких платформах и для нескольких платформ одновременно). Большое значение имеют тип и количество средств реализации (автоматизации УК), их принадлежность одному или нескольким вендорам. Например, в проекте можно использовать средство управления версиями от одного производителя, а средство управления изменениями – от другого. Тип интеграции между средствами, архитектура интеграции должны быть детально рассмотрены в плане УК.

Уровень формализации зависит от многих факторов. Выбирая уровень формальности и глубины изложения, необходимо руководствоваться исходящими задачами и целями. Такие факторы, как сложность проекта, региональная разбросанность, тип проекта, наличие субподрядчиков, должны автоматически подвигнуть к написанию высоко формализованного плана УК. Средний и низкий уровень могут применяться в относительно краткосрочных проектах, проектах, в которых задействовано небольшое количество разработчиков. С ростом команды, разделением ролей план УК должен быть пересмотрен, уровень формализации поднят. В таблице 42 представлен пример структуры плана УК.

В зависимости от размера проекта некоторые пункты плана могут быть пропущены.

На стадии планирования управления конфигурацией необходимо также определить, какие программное обеспечение и аппаратные средства обеспечат достижение целей проекта, разработать планы по контролю и созданию документов проекта, а также определить стратегии, стандарты и процедуры проекта, обеспечивающие управление конфигурацией , документировать, каким образом будут идентифицироваться, организовываться и контролироваться элементы конфигурации

Организация документирования статуса элементов конфигурации

Пример процедуры обеспечения хранения документов.

Вся документация по проекту хранится в библиотеке проекта. Библиотека организована для обеспечения гарантии доступности документов команде проекта; регистрации и хранения копий измененных документов; хранения справочных материалов, включая документацию по стандартам; поддержки административной информации по проекту; хранения текущей (рабочей) информации.

Пример процедуры рассылки документов.

Пример процедуры подготовки документов

Все документы проекта должны иметь титульный лист, историю изменений, список рецензентов, таблицу рассылки.

Титульный лист обязательно содержит тему документа, автора, дату создания, дату последней модификации документа, идентификатор, по которому можно делать ссылки на документ, номер версии документа, кем утверждается документ.

История изменений включает дату изменения, автора вносимого изменения.

Пример процедуры отчетности о деятельности

Процедура отчетности о деятельности заключается в налаживании и поддержании процесса предоставления отчетности по реализации проекта. Управление временными рамками проекта осуществляется посредством отслеживания результатов проделанной работы, сообщения о которых являются частью предоставляемой отчетности.

Проектные документы будут готовиться проектными группами в ходе всего проекта, в соответствии с планом работ по проекту.

Все проектные документы будут передаваться на согласование и утверждение заказчику. Открытые вопросы по документу фиксируются в последнем разделе каждого документа "Открытые вопросы для настоящего документа" с вариантами решения вопроса. Открытые вопросы, которые не могут быть решены на уровне проектных групп и руководителя проекта, дублируются в журнале проблем и открытых вопросов, в соответствии с процедурой управления проблемами и открытыми вопросами.

Утвержденные проектные документы будут являться основой для последующих проектных работ.

Для выполнения документов будут использованы следующие программные средства:

· Microsoft Word 2010 – для подготовки текстовой части проектных документов;

· Microsoft Project 2010 – для подготовки планов проекта;

· Visio 2010 – для графического описания бизнес процессов.

Вся проектная документация будет храниться в электронном виде в библиотеке проекта.

Таблица 7.3. Структура плана управления конфигурацией
Раздел плана	Раздел плана	Требования к содержанию	Дополнительные комментарии
1. Введение		Введение в план УК представляет собой обзор содержания документа. Включает цели, область действия, определения, акронимы, сокращения, ссылки и обзор плана конфигурационного управления	Введение позволяет сделать документ более читаемым – объяснить основные моменты и расставить правильные акценты
1.1 Назначение		Содержит назначение документа "План конфигурационного управления"	Как правило, в назначение можно включить описание целей, которые решает данный план. Ведь план, в зависимости от размеров проекта, от географического распределения, также может различаться
1.2 Область применения		Краткое описание области применения плана; с какой моделью он связан, другие особенности, влияющие на документ	Зачастую можно описать подразделения, участвующие в процессе УК. Описать условия применения. При определении области полезно ответить для себя на ряд вопросов: Какова характеристика подконтрольных конфигурационных элементов? Чем должны управлять интерфейсы высокого уровня? Каковы временные рамки проекта? Каковы доступные ресурсы? Каковы подконтрольные сущности?
1.3 Определения, акронимы и сокращения	Definitions, Acronyms and Abbreviations	Представляет собой определения всех терминов, акронимов и сокращений, требующихся для точной интерпретации документа "План конфигурационного управления". Для предоставления этой информации можно воспользоваться ссылками на словарь проекта	Нам часто приходится сталкиваться с тем, что данный раздел либо игнорируют совсем, либо не придают ему особого значения. Те не менее, глоссарий – это составная и неотъемлемая часть ЛЮБОГО документа, плана УК в том числе.Здесь необходимо отразить и объяснить все термины УК и разрабатываемого продукта. Необходимо помнить, что хороший глоссарий позволит всем находиться в одном терминологическом пространстве. Вопросы: Определения легки и понятны всем участникам проекта? Есть ли список, на который можно легко сослаться? Необходимо ли определять данный термин?
		Этот подраздел представляет полный список всех документов, на которые имеется ссылка где-либо в "Плане конфигурационного управления". Идентифицируется каждый документ по названию, номеру отчета (если есть), дате и организации, его опубликовавшей. Указывается источник, из которого могут быть получены указанные документы. Для предоставления этой информации можно воспользоваться ссылками на приложения или другие документы	План УК редко разрабатывается сам по себе. Он является частью нормативно-методического обеспечения проекта. Нет смысла в плане повторять дословно разделы из других документов. Проще сформировать ссылку на документ, а в данном разделе указать все используемые источники (в том числе документы RUP, стандарты, международные и отраслевые стандарты). Вопросы: Применяются ли в плане положения, методики политики, уже используемые в организации?
		Обзор документа по разделам	Необходимо понимать, что не все участники проекта будут читать документ от корки до корки. Обзор необходим для того, чтобы впоследствии можно было читать те разделы, которые нужны в данный момент данной роли
2. Конфигурационное управление программным продуктом	Software Configuration Management		Один из основных разделов. Описывает все технические и технологические аспекты применения УК в проекте или организации. Количество подразделов и их вложенность могут отличаться от приведенных ниже
2.1 Организация, распределение ответственности и взаимодействия	Organization, Responsibilities and Interfaces	Указывается, кто будет ответственным за выполнение различных зада ч конфигурационного управления, описанных в ходе процессов конфигурационного управления	Данный пункт оговаривает не только список ответственных за выполняемые действия, но может описывать состав и взаимодействие между проектными группами. Данный аспект особенно важен, если речь идет о разработке, распределенной по нескольким географическим точкам. Эффективное дополнение данного раздела – подраздел, описывающий политику доступа. Это может быть простая таблица, в которой описывается в терминах применяемых средств автоматизации процесса, что можно выполнять отдельному участнику проекту, а что для него запрещено. Обычно для этого выбирают способ описания либо только доступных операций, либо только запрещенных.В дальнейшем данная политика перекладывается в средства реализации, где выставляются соответствующие разрешения и запрещения. В зависимости от выбранной проектной структуры (матричной или иерархической) адаптируется политика. Вопросы: Каковы возможности организации по штату для выполнения операций УК? Какова структура управления? Каков стиль управления? Кто будет ответственным за выполнение операций? Какие организационные изменения могут быть в течение жизни плана УК? Каковы планы по поддержке текущей организационной структуры? Какой уровень поддержки необходим для осуществления плана УК? Это единственный проект для руководства, или руководство управляет несколькими проектами одновременно? Как распределяется ответственность при возникновении нештатных ситуаций? Имеются ли особенности для этого проекта, которые могут повлиять на бизнес? Какие действия выполняет группа ССВ в проектном управлении при планировании? Прозрачно ли описаны роли участников?
2.2 Инструментарий, рабочая среда и инфраструктура	Tools, Environment and Infrastructure	Рассматриваются рабочая среда и программное обеспечение, которое будет использовано при выполнении функций конфигурационного управления в ходе жизненного цикла проекта или программного продукта. Описываются инструменты и процедуры, которые нужно использовать для версионного контроля объектов конфигурационного управления, создаваемых в ходе жизненного цикла проекта или программного продукта. Вопросы, рассматриваемые при настройке рабочей среды конфигурационного управления ожидаемый размер данных по программному продукту; распределение рабочей команды; расположение серверов и рабочих станций	Детальное описание данного пункта позволит, для начала, понять самим, какие средства разработки используются в компании (зачастую до начала внедрения в большой компании никто, кроме начальника отдела разработки, не представляет полного списка средств). Полный учет средств необходим еще и для того, чтобы определить методы интеграции средств разработки со средствами УК, ведь известно, что любое средство УК имеет ограниченные возможности по интеграции со средствами разработки. Задача менеджера УК и администратора в этом случае заключается в том, чтобы выбрать сторонние разработки, которые либо делают интеграцию более полной, либо просто добавляют саму интеграцию в используемое средство разработки + в средство УК. Не менее важно описать среду исполнения. Не все средства УК одинаково ставятся на всех платформах. Здесь могут быть особенности. Как вариант: сервер Linux, клиенты Windows. Не все средства УК умеют работать в подобной среде, что надо учитывать при выборе средства. Вопросы: Каковы организационные интерфейсы? Как взаимодействуют процессы? Каков перечень процессов для взаимодействия? Каковы интерфейсы между применяемыми средствами автоматизации? Какова зависимость между ними? Есть ли аппаратная зависимость? Где определены документы, регламентирующие процесс? Они утверждены? Каковы процедуры внесения изменений в эти документы? Каковы задействованные ресурсы (человеческие, оборудование)?
3. Программа конфигурационного управления	The Configuration Management Program
3.1 Конфигурационная идентификация	Configuration Identification		Доступны ли стандартные методы идентификации? В чем состоит используемая схема идентификации объектов УК? Связаны ли программная и аппаратная идентификация (для встроенных систем)? Какие спецификации и планы управления должны быть идентифицированы? Необходима ли специальная схема идентификации, чтобы отслеживать ПС третьей стороны? Есть ли разница в идентификации элементов в зависимости от типа приложений? Есть ли подтипы (например, компилятор C++ может работать с файлами с, срр, h, hpp и др)? Идентифицируются ли и хранятся скрипты автоматизированного тестирования?
3.1.1 Методы идентификации	Identification Methods	Описывается, как именуются, маркируются и нумеруются артефакты проекта или программного продукта. Схема идентификации должна покрывать оборудование, системное программное обеспечение, продукты внешних разработчиков и все артефакты разрабатываемого приложения, указанные в структуре директорий программного продукта; например, модели, планы, компоненты, тестовое ПО, результаты и данные, исполняемые файлы и т.д.	Очень важный пункт, в котором нужно описать все правила именования объектов УК. Также здесь должна быть детально расписана структура каталогов проекта. Обычно к моменту внедрения УК структура каталогов проекта складывается исторически, зачастую – спонтанно. Цель описания – выработать новую, более эффективную структуру. Практика показывает, что человек на этапе восстановления структуры может увидеть уязвимые или неэффективные места
3.1.2 Базовые версии проекта	Project Baselines	Базовые версии предоставляют официальный стандарт, на котором основывается последующая работа и для которого проводятся только авторизованные изменения. Описывается, в какой точке жизненного цикла проекта или продукта должны создаваться базовые версии. Наиболее общие базовые версии должны быть в конце каждой из фаз обследования, проработки проекта, построения системы и передачи в эксплуатацию. Базовые версии также могут создаваться в конце итераций внутри различных фаз или даже чаще. Определяется, кто может создавать базовые версии и что входит в их состав (обычно это интегратор, но может быть и по-другому)	Здесь описывается то, каким образом будет происходить сама работа в средстве УК: как будут ставиться метки, как выпускаться релизы, сколько ветвей для реализации проекта будет использовано и по какому принципу ветви будут именоваться. Обратите особое внимание на данный пункт – без него невозможна эффективная работа. При проработке пункта учитывается региональная раздробленность команды (влияет состав команд, количество регионов), интенсивность внесения изменений, количество выпускаемых релизов за единицу времени. Соответственно, в зависимости от данных показателей выбирается наиболее эффективный способ управления конфигурациями, что и отражается в данном разделе. Вопросы: Какой способ выбора базовых версий используется? Для всех ли элементов базовые версии строятся по одинаковым правилам? Кто разрешает создание базовых версий? Кто физически создает базовую версию? Как и по какому шаблону создаются базовые версии? Как осуществляется продвижение базовых версий? Как и кем осуществляется проверка базовых версий? Какова периодичность проверок? Используется ли существующий (устоявшийся) стандарт именования меток и ответвлений? – Есть ли иерархия между объектами? Какая?
3.2 Контроль конфигураций и изменении	Configuration and Change Control		Как известно, процесс УК состоит из двух частей -управление изменениями и управления версиями. Управление изменениями – неотъемлемая и важная часть процесса. Управлять необходимо любыми изменениями: от заявок пользователей до исправляемых дефектов. Данный раздел содержит полное описание всех запросов на изменения, включая атрибуты и жизненный цикл. Подробное описание – залог успешно построенного процесса УК. Очень часто для отслеживания существенных событий в проекте применяют уведомления различного вида. Как правило, это уведомления по электронной почте (например, при исправлении ошибки тестер получает уведомление и может приступить к тестированию). Укажите все типы уведомлений, которые применяются в проекте. Вопросы: Какие типы запросов планируется использовать в процессе УК? Каков полный цикл запросов на изменения? Будет ли храниться в системе УК справочная информация, или необходимо подключаться к имеющейся справочной информации? В какой информации, возможно, будут нуждаться члены ССВ? Каковы основные ожидания от автоматизации управления изменениями? При иерархической проектной структуре как будут приниматься решения по запросу? Необходимо ли управлять всеми запросами на изменения? Какой уровень детальности управления будет выбран (сколько шагов/этапов)? Обеспечивается ли отслеживание изменений в исходных текстах (есть ли связь между изменениями на верхнем уровнем и описанием изменений на уровне файлов)? Как исходный текст ассоциируется с запросом? Будет ли применена система оповещений?
3.2.1 Отработка и утверждение запросов на изменение	Change RequestProcessing and Approval	Рассматриваются процессы, которые обеспечивают внесение, рассмотрение и упорядочение проблем и изменений	Определяются типы запросов. Как правило, это дефект, запрос на расширение, задача и заявка. Состав типов может существенно меняться, главное – не сводить все управление изменениями к одному типу запросов (очень часто, кроме как дефектами компании, ничем не управляют)
3.2.2 Группа управления изменениями	Change Control Board(CCB)	Описывается, кто входит в состав группы управления изменениями, и процедуры, которым она следует, для отработки и утверждения запросов на изменение. В некоторых случаях указывается регламент сбора группы	Решение о принятии запроса от пользователя, решение о реализации новой технической идеи практически никогда не принимаются одним человеком. В любой компании это группа людей. В терминах стандартов данная группа называется ССВ. В данном разделе необходимо описать состав участников (как правило, это аналитик или постановщик, лидер группы разработчиков, лидер группы тестировщиков и представитель отдела маркетинга) и периодичность заседаний. Например, группа ССВ может собираться каждую неделю (по регламенту) либо по возникшей потребности (не рекомендуется). Вопросы: Каковы пределы полномочий группы? Одна группа на все проекты или несколько групп, каждая на свой проект? Если несколько, то каким образом они сотрудничают друг с другом? Есть ли иерархия ССВ? Кто отвечает за коммуникации между ССВ? Будет ли поддерживать система УК специальные запросы для организации встреч и выпуска протоколов по результатам? Есть ли потребность в выработке регламента для ограничения действий группы (жесткий регламент встреч с высокой степенью формализма)? Как различаются уровни привилегий в группе? Меняет ли введение группы ССВ установленный порядок принятия решений в организации? Введены ли в состав ССВ все ключевые участники, включая менеджера УК, менеджера проекта, лидера тестировщиков, лидера разработчиков и архитекторов? Каковы процедуры устранения разногласий (выпуск протокола разногласий или нечто иное)? Автоматизирована ли данная процедура?
3.3 Учет состояния конфигурации	Configuration Status Accounting
3.3.1 Хранение материалов проекта и выпуск релизов	Project Media Storage and Release Process	Описываются правила хранения и регламенты резервирования, действия на случай непредвиденных обстоятельств. Описание процесса выпуска релизов включает их содержание, для кого они предназначены и имеются ли какие-либо известные проблемы и инструкции по инсталляции (можно вынести в отдельное приложение)
3.3.2 Отчеты и проверки	Reports and Aidits	Рассматривается содержание, формат и цель запрашиваемых отчетов и проверок состояния конфигурации. Отчеты используются для получения данных о качестве программного продукта в любой заданный момент времени жизненного цикла программного продукта или проекта. Отчетность по дефектам, основанная на запросах на изменения, может обеспечить некоторые удобные индикаторы качества и, следовательно, предостеречь предупредить? Потому что предостеречь от чего-либо менеджеров и разработчиков об определенных критических областях процесса разработки	Отчетам следует уделить особое внимание. Только по отчетам можно проследить ход выполнения работ. Здесь необходимо определить отчеты по ролям участников проекта и описать их формат. Также рекомендуется сформировать регламент сбора отчета, то есть, с какой периодичностью собираются метрики (в реальном времени, раз в день… и т. д.). Желательно выделить различные типы отчетов и периодичность сбора их метрик. Вопросы: Есть ли необходимость в более чем одной ревизии для каждой базовой версии? Вовлечены ли субподрядчики в ревизию? Отчеты Вопросы: Какие метрики собираются в ходе проекта? Какие типы отчетов необходимо иметь? Каковы способы представления отчетной информации? Есть ли внешние отчетные документы для клиентов? Дифференцируются ли отчеты в зависимости от типа выполняемой участником роли в проекте? Доступны ли отчеты? Какие будут предусмотрены формальные шаги для получения отчетов? Какие типы нотификационных сообщений будут применяться? Отслеживаются ли тенденции в проекте? По каким отчетам? Как ведется учет (статически, динамически)? Какие средства используются для получения отчетов (допускается использование любого числа систем для получения достоверной и понятной информации о ходе проекта)?
3.3.3 Документирование		Раздел определяет способы и типы документов
3.3.3.1 Описание версии	\eision Description	Данный документ описывает диски, CD или другие носители, используемые для поставки ПО. Также данный раздел также определяет состав документов, поставляемых с версией ПО и доступных для конечных пользователей	Примерный состав документов: архив релизов с описанием (Release Media); описание релиза (Release Notes); описание функций; перечень решенных проблем в релизе; перечень новых возможностей; инструкция по установке ПО; инвентаризация, опись. Данный пункт может содержать основные правила формирования документов, отражать способ выпуска документов (ручной, автоматический). Требования к оформлению документов и шаблоны документов должны быть вынесены в приложение к плану УК. Перечень приведенных документов относится к выпуску ПС для каждой версии, релиза, патча. В зависимости от выбранной модели выпуска состав документов, а также их детальность могут различаться
3.3.3.2 Документирование процесса		Общие документы требуются в случаях, когда продукт разрабатывается для крупных организаций, а также в тех случаях, когда продукт представляет собой программно-аппаратный комплекс	Типовые документы для данного раздела: описание системы, в которой используется ПС; описание административного управления программными средствами системы; руководство системного администратора; руководство пользователя; паспорт на ПС (общие сведения о ПС, основные характеристики, комплектность, акты о приемке и снятии с эксплуатации… и т. д.). Требования к оформлению документов и шаблоны документов должны быть вынесены в приложение к плану УК
		Детально рассматриваются этапы работ для заказчика и внутренние, относящиеся к работам по УК для программного продукта или проекта. Эта секция обычно включает детальное описание того, когда может быть модифицирован сам план конфигурационного управления	В зависимости от выбранной модели может измениться содержание этапов. Рекомендуется описать, что выполняется в УК в зависимости от этапа проекта
5. Обучение и ресурсы	Training and Resources	Рассматриваются инструментальные средства, персонал и обучение, требуемые для реализации описанных в плане задач
6. Субподрядчики и контроль программного обеспечения со стороны поставщиков	Subcontractor and Vendor Software Control	Описывается, как будет интегрировано программное обеспечение, разработанное вне среды УК проекта	К работе над проектом могут привлекаться субподрядчики. Данный раздел описывает, каким образом будет происходить работа с субподрядчиком. Вопросы: Разработка ведется только в одно организации или в обеих? Каковы процедуры корректировки дефектов в разрабатываемом продукте? Автоматизированы ли они (полностью или частично)? Какие изменения допустимо вносить заказчику в исходные тексты после получения продукта? Ставится ли в известность об этом субподрядчик и в какой мере? Когда и как выполняются ревизии? Какой набор инструментальных средств используется заказчиком и субподрядчиком? Необходимы ли дополнительные модули синхронизации (для тех случаев, когда заказчик и подрядчик используют разные системы УК от разных производителей)? Как контролируется субподрядная организация? Кто отвечает за работу с субподрядчиком? Работает ли субподрядчик по своим процессам или заказчик обязывает его работать по собственным? Как решаются конфликты? Разрешено ли субподрядчику осуществлять полную сборку продукта у себя, или заказчик выделяет стенд для сборки на своей территории? Допускается ли субподрядчик к справочной информации заказчика (доступ к реальным базам данных, справочникам)?
Приложения		Состав приложений не определяется стандартами. Обычно включает в себя такие документы, как: регламенты; инструкции по использованию средств УК (как пользовательские, так и административные); различные методические пособия; планы обучения; инструкции по установке и администрированию средств УКит.д.	Руководствуйтесь целесообразностью внесения тех или иных изменений. Оцените, все ли попало в основные разделы плана. Если основные разделы слишком разрослись, то, возможно, нужно вынести из них часть информации в приложение

План коммуникаций проекта, или план управления коммуникациями проекта встречается практически во всех методологиях по управлению проектами. Об этом действительно важном документе, зачастую забывают или пренебрегают. А потом сетуют на то, что коммуникации хаотичны, отнимают много времени и сил, и не приносят ожидаемой эффективности.
О том, из чего должен состоять план коммуникаций проекта и как правильно его составить, читайте в этой статье.

Зачем нужен план коммуникаций проекта

Коммуникации, это клей, который позволяет сотрудникам эффективно взаимодействовать и выполнять свои задачи. Причем это касается не только проектной деятельности, но и процессной, операционной и т.д.
Основная цель плана коммуникаций проекта – обеспечить эффективность взаимодействия сотрудников.

Почему план коммуникаций проекта улучшает взаимодействие

• Определенность сроков. Если членам команды не понятно, когда и по каким вопросам они собираются общаться, предоставлять и получать информацию, возникает неопределенность. А, как известно, любая неопределенность снижает эффективность деятельности. Информация в проекте, появляется врезультате каких то действий. Т.е. для того, чтобы получить или предоставить инфомрацию, нужно что-то сделать. В таком случае, когда членам команды известы сроки предоставления и получения информации, они планируют свои действия по ее получению и подготовке. А это напрямую влияет на другие задачи проекта.
• Содержание информации. Если известны не только сроки, но и предмет коммуникаций, члены команды имеют возможность подготовиться. А подготвка позволяет скоратить время, которое вся команда тратит, например на совещании. А еще, члены команды снижают неопределенность своей работы, т.к. могут планировать получение конкретной информации от своих коллег.
• Принятие решений. Членам команды постоянно приходится принимать множество решений. Многие из них затрагивают не только их участки работы, но имеют влияние на работу коллег и проекта в целом. В таком случае, необходимо понимать, когда будут принимать ключевые, для проекта, решения. Время принятия решения можно запланировать, даже не имея всех необходимых данных в наличии. А значит, на эти решения можно расчитывать при планировании работы.
• Экономия времени . Это скорее следствие вышеуказанныз принципов. Времяэконоится за счет снижения неопределенности и перевода коммуникаций в исключительно конструктивное русло. В проекте, любая экономия времени приводит к увеличению эффективности проекта в целом.
• Дисциплина. Когда нам известно время и предмет коммуникаций, это дисциплинирует, потому что накладывает определенные обязательства на всю команду проекта.

Таким образом, план коммуникаций проекта имеет непосредственное плияние на эффективность проекта.

План коммуникаций проекта – содержание

План коммуникаций проекта содержит описание средств, используемых инструментов и периодичности выполнения коммуникаций как с внутренним, так и с внешними сторонами проекта.
План способствует взаимодействию со всеми заинтересованными сторонами проекта с помощью создания контролируемых и управляемых потоков информации.

РАЗДЕЛЫ ДОКУМЕНТА

• Введение. План коммуникаций проекта является рабочим документом. А значит в нем должны быть указаны его цели, задачи и содержание, для удобства работы. Естественно, в плане должно быть указано, кто несет ответственность, за поддержание плана в актуальном состоянии.
• Методы коммуникации. Опишите все методы коммуникаций, которые будут использованы в проекте. Методы: совещание, отчет, конференц звонок, летучка, электронна почта и т.д. Если у вас уже существуют корпоративные стандарты управления коммуникациями используйте их.
• Инструменты. В этом разделе опишите инструменты, которые будут использоваться в проекте. Я очень люблю визуальные формы коммуникаций, например, MindManager. Кто-то любит Kanban-доски, а кто-то – табличную форму представления информации. Нужно найти наиболее эффективные инструменты, которые будут удовлетворять всех участников проекта.
• Записи. В этом разделе нужно определить, какие записи, имеющие отношение к коммуникациям, будут необходимы и где они будут храниться (например, регистрация внешней корреспонденции)
• Отчетность. Опишите все существующие и используемые отчеты, включая их цель, сроки и получателей. Обязательно должен быть описан их формат и представление.
• Сроки. В этом разделе нужно указать, когда должны выполняться формальные коммуникации (например, в конце стадии или этапа проекта).
• Роли и ответственности. В этом разделе вы описываете, кто будет отвечать и за какие аспекты коммуникаций, включая любые роли в вашей организации, которые участвуют в коммуникациях.
• Список заинтересованных сторон.
• Информация, необходимая для каждой заинтересованной стороны.

Анализ заинтересованных сторон

Не всегда заинтересованные стороны являются очевидными. В таком случае, лучше провести небольшой анализ, который позводит выявить все заинтересованные стороны проекта.

• Соствьте список ключевых лиц, которые заинтересованы в проекте
• Опишите отношения с ними, будьте деликатны и осторожны в своих оценках
• Опишите какие отношения необходимы для успеха вашего проекта
• Интерфейсы, электронные, визуальные, вербальные, если вы уже описали инструменты и методы, то можете пропустить этот раздел
• Ключевые сообщения, то есть, какие ключевые сообщения вы должны передать вашим заинтересованным лицам, например, девиз вашего проекта
• Повторите анализ, только начните не с ключевых заинтересованых лиц, а со списка, всех на, кого тем или иным образом, проект оказывает влияние

Анализ информации для заинтересованных сторон

• Информация, которую вы можете передать из проекта для каждой из сторон
• Информация, которая вам необходима для проекта от каждого из заинтересованных лиц
• Кто конкретно является поставщиком/получателем информации
• Периодичность коммуникаций
• Средства коммуникаций
• Формат коммуникаций

Источники информации, для составления плана коммуникаций

• Корпоративные стратегии и политики (например, правила раскрытия информации для публичных компаний)
• Любая доступная информация о проекте (например, структура команды управления проектом, идентифицированные риски, требования к качеству)
• Поговорите с вашими заинтересованными сторонами и поймите, что им нужно
• Еще раз вернитесь к анализу заинтересованных сторон.

Что еще нужно учесть в плане коммуникаций проекта

• Понятны все заинтересованные стороны и их требования к коммуникациям в проекте
• Все заинтересованные стороны согласились с содержанием, периодичностью и методами коммуникаций
• План коммуникаций проекта учитывает время, трудозатраты и ресурсы, необходимые для выполнения коммуникаций
• Понятна степень формализации (бюрократизации, иногда это бывает важно) коммуникаций, а также их периодичность, которая является обоснованной, с учетом важности и сложности проекта
• Вы используете возможности корпоративных коммуникаций для продвижения вашего проекта (например, корпоративные порталы, службы PR или HR, и так далее). Найдите себе союзников в этих службах, поверьте, они очень заинтересованы в успешности вашего проекта и понимают важность коммуникаций.

Отрывок из главы А.В.Полковникова "Коммуникации проекта" из книги "Управление инвестициями"/ Под общ. ред. В.В. Шеремета. - М.: Высшая школа, 1998.

Процессы управления коммуникациями.

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями. Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:

Планирование системы коммуникаций - определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки).

Сбор и распределение информации - процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта.

Оценка и отображение прогресса - обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование.

Документирование хода работ - сбор, обработка и организация хранения формальной документации по проекту.

Планирование системы коммуникаций.

Для изучения потребностей и описания структуры системы коммуникаций обычно требуется следующая информация:

Логическая структура организации проекта и матрица ответственности.

Информационные потребности участников проекта.

Физическая структура распределения участников проекта.

Внешние информационные потребности проекта.

Технологии или методы распределения информации между участниками проекта могут значительно различаться в зависимости от параметров проекта и требований системы контроля. Выбор технологий взаимодействий определяется:

Степенью зависимости успеха проекта от актуальности данных или детальности описания

Доступностью технологий.

Квалификацией и подготовленностью кадров.

План управления коммуникациями включает в себя:

План сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения.

План распределения информации, в котором определяются потребители информации и методы доставки.

Детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения.

Расписание и частота взаимодействий.

Метод внесения изменений в план коммуникаций.

В зависимости от потребностей проекта, план коммуникаций может быть более или менее формализован, детализирован или описан лишь в общем виде. План коммуникаций является составной частью плана проекта.

Оценка и отображение прогресса.

Процессы сбора и обработки данных о достигнутых результатах и фактических затратах и отображение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления.

Большинство методов планирования и управления календарным графиком работ, рассмотренных в Главе 19, подразумевают использование компьютера. В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными объемами данных, которые могут быть собраны и организованы с использованием компьютера. Кроме того, многие аналитические средства, например, расчет графика по методу критического пути, ресурсный и стоимостной анализ подразумевают достаточно сложные для неавтоматизированного расчета алгоритмы.

В настоящее время на рынке представлено значительное количество программных пакетов, автоматизирующих функции планирования и контроля календарного графика выполнения работ. В основе данных пакетов лежат методы сетевого планирования и анализа критического пути. Кроме того, существуют специализированные пакеты для планирования и контроля затрат проекта. Пакеты календарного планирования являются основой для создания информационной системы управления проектом. Более подробно данное ПО, а также задачи выбора и использования пакетов в рамках информационной системы проекта рассмотрены в разделе 20.5.

Сбор и распределение информации.

В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:

Внутренние (внутри команды проекта) и в нешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т.д.);

Формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения);

Письменные и устные ;

Вертикальные и горизонтальные .

Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.

Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний.

Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современых средств связи для повышения эффективности взаимодействия.

Компьютерные средства поддержки коммуникаций основываются на использовании программного обеспечения групповой работы - группового ПО (groupware) и электронного документооборота. В последние годы данное направление информационных технологий стремительно развивалось, что связано с повышением эффективности средств связи. Более подробно средства групповой работы рассмотрены в разделе 20.6.

Документирование хода работ.

Основные промежуточные результаты хода работ должны быть формально задокументированы.

Документирование результатов хода работ включает в себя:

Сбор и верификацию окончательных данных;

Анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ;

Архивирование результатов с целью дальнейшего использования.

Компьютерные системы ведения электронных архивов позволяют автоматизировать процессы хранения и индексации текстовых и графических документов, значительно облегчить доступ к архивной информации.

Управление коммуникациями и информационные технологии.

Итак, большинство коммуникационных процессов в рамках проекта подразумевают использование компьютеров и средств связи. Более того, можно утверждать, что от момента зарождения и до наших дней развитие методов управления проектами и их практическое применение во многом определялось развитием информационных технологий.

Создание и расчет математических моделей, легших в основу методов управления проектами, стали возможными лишь с появлением компьютеров. Известный метод критического пути, который составил часть методики "сетевого планирования", был разработан в 1956 году в результате исследований направленных на повышение эффективности использования вычислительной машины Univac для планирования строительных работ.

Эра господства больших ЭВМ, дорогостоящего специализированного программного обеспечения для управления проектами и дорогостоящих экспертов, умевших использовать это программное обеспечение продолжалась до середины 80-х годов. Использование автоматизированных систем управления проектами было ограничено организациями и проектами, бюджет которых позволял оплатить от $500.000 до $1.000.000 за установку соответствующих систем и привлечение специалистов.

Благодаря развитию персональных компьютеров, повышению их мощности и снижению стоимости, а также с появлением недорогих пакетов календарного планирования средства автоматизации процедур управления проектами стали доступны более широкому кругу организаций.

Развитие систем управления проектами для персональных компьютеров также прошло через несколько этапов. С увеличением мощности ПК улучшалась функциональность систем, повышались их возможности. С появлением Windows, введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевых технологий открылись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов управления проектами и их более эффективного использования.

Реализация концепции распределенной интегрированной системы управления проектом (или комплексом проектов), сбор и распространение актуальной информации в режиме реального времени стали возможными благодаря современным технологиям, обеспечивающим связь между участниками проектов в локальных и глобальных сетях. Теоретически руководители проектов сегодня могут получать детальные отчеты по проекту и выдавать задания не покидая офиса и без единого телефонного звонка. Таким образом, традиционные системы для управления проектами имеют шанс превратиться из систем для моделирования проектов в системы реально поддерживающие процессы управления.